7 lessen van Part-up over succesvol samenwerken

Toen we op 18 september 2015 ons platform lanceerden, hadden we hoge verwachtingen, zegt Laurens Waling van Part-up. Velen zijn uitgekomen. Maar zeker niet alles was in één keer een succes. We hebben dan ook veel geleerd. Dat leren is voor ons het belangrijkst. Onze lessen delen we graag.

Les 1: Tribes zijn belangrijker dan projecten

Wij dachten dat de ‘discover’ pagina de belangrijkste pagina van ons platform zou worden. Hier zou je nieuwe teams ontdekken die bij jouw talenten passen. Velen startten er enthousiast een ‘part-up’. Er zijn meer dan 2000 van deze tijdelijke teams gestart. 5000 mensen maakten een account aan. Maar succesvolle nieuwe matches ontstonden er maar beperkt. Waarom werkte deze vorm van team-dating niet?

Na talloze gebruikersinterviews, expert-reviews en case studies viel het kwartje. Mensen gaan niet zomaar samenwerken met onbekenden als een vertrouwde context en een gedeeld doel ontbreekt. En dat konden wij zelf ook zien. Waar Part-up namelijk wel werkte was binnen organisaties en communities. Daar was de mogelijkheid om regels af te spreken over de samenwerking. Vanuit een afgebakende talentenpool ontspringen projecten als paddenstoelen. De tribes, die aanvankelijk dienden om projecten te groeperen en af te schermen, bleken de sleutel voor innovatief samenwerken.

We zetten daarom nu vol in op het bouwen van levendige communities in tribes. Inmiddels hebben we daarom allerlei functionaliteiten aan de tribe pagina’s toegevoegd, om vanuit hier veilig projecten te kunnen starten. Die keuze betekent dat we nu minder aandacht schenken aan de losse projecten, en meer organisaties helpen hun eigen talentenpool (tribe) op te zetten. We hebben hiervoor specialeondersteuningspakketten ontwikkeld om intern talent te benutten voor innovatie (lage impact) of alle projecten (hoge impact). Ook gebruiken we Part-up om een flexibele schil te activeren, of als infrastructuur voor strategische talentuitwisseling tussen organisaties. Het effect van onze keuze wordt nu al zichtbaar, steeds meer communities zien hun tribe groeien.

Les 2: Een verkoop is geen succesvolle case

Sales is belangrijk voor een start-up. En de verkoop van het platform aan organisaties verliep vanaf de start prima. We konden al snel allerlei mooie klantnamen roepen. Maar vervolgens belandde ons platform regelmatig op de plank. Een betalende organisatie bleek geen garantie op een (succesvol) gebruik. Sommigen dachten dat alleen de aanschaf van een platform al verandering zou brengen. Anderen kwamen maar niet door het voorbereidende proces heen. Of de enthousiaste initiatiefnemer vertrok tijdens de volgende reorganisatie. Kortom, Part-up kreeg te weinig prioriteit.

Naast prioriteit moeten we niet vergeten dat een verandering ook tijd kost. Ook als het enthousiasme groot is en er prioriteit aanwezig is, duurt het gemiddeld 18 tot 24 maanden voordat een verandering echt vorm heeft gekregen. Onze stille hoop dat klanten massaal aan anderen gingen vertellen wat Part-up voor hen betekende is nog geen werkelijkheid. Logisch ook, zij investeerden zelf nog te weinig in het verandertraject, of waren te kort aan de slag, om al resultaat te zien.

Voor ons zorgelijk: zien ze de voordelen van zelf-organisatie wel, en gaan ze na een jaar de licentie met Part-up wel vernieuwen? We leerden dat een handtekening onder een contract nog niet betekent dat een organisatie echt wil veranderen. We checken daarom tegenwoordig vooraf of er een gedragen plan van aanpak is en helpen bij de ontwikkeling daarvan.

Les 3: We verkopen geen platform, maar een betere benutting van talent

Natuurlijk wisten we wel dat er binnen organisaties flinke gedragsverandering nodig is om die hiërarchie dynamisch te maken en te gaan organiseren als zwerm. We dachten echter opportunistisch dat anderen het proces wel konden begeleiden: de interne en externe veranderconsultants. En vaak dachten onze klanten dat wanneer zij ons platform zouden gebruiken binnen een bestaand veranderproces naar zelf-organisatie dit verder vanzelf zou gaan. Part-up wordt vaak gezien als ‘the missing link’ in social organizing. Wat social deed met media, gaat social ook doen met organisaties. De realiteit is echter weerbarstiger. Onze klanten wilden een verandering, maar verandering gaat natuurlijk niet vanzelf.

We zagen dat de potentie van ons platform hierdoor niet benut werd. We scherpten onze propositie daarom aan. Sinds april verkopen we niet langer alleen licenties: maar ook een begeleidingsproces naar social organizing, waarbij we Part-up als platform direct in de juiste context aanbieden. Deuren die dicht zaten (“we zoeken nu geen platform”) gaan nu weer open; want veel organisaties zijn wel zoekende naar nieuwe manieren van organiseren. En klanten bij wie de verandering inderdaad nog niet vanzelf gaat, kunnen we nu gericht ondersteunen bij de volgende stap in zelf-organisatie.

Les 4: Een actieve community krijgt je niet vanzelf

“Doe allemaal mee! Samen gaan we de wereld van organisaties op zijn kop zetten.” Op onze eerste berichten werd enthousiast gereageerd. Velen nieuwsgierigen kwamen kijken bij onze start-up. We bouwden flinke lijsten met followers, fans, vrienden, bezoekers, etc. Sommige kwamen naar onze events of koffie drinken. En natuurlijk ontstond er direct mooie samenwerkingen met nieuwe mensen. We droomden van een grote community.

Maar grootschalige actie bleef uit. Men keek de kat uit de boom. Ook hier zijn we met onze neus op de feiten gedrukt. Een actieve community vergt blijvende investeringen. Vooral in een kernteam dat een duidelijke richting uitzet, inclusief de spelregels. Wat voor andere organisaties geldt, geldt natuurlijk ook voor ons. Pas als je van binnenuit met al je activiteiten helderheid geeft over ‘why’, ‘how’ en ‘what’, kunnen mensen aanhaken. En wij waren nog zo in transitie en ontwikkelden in zo’n hoog tempo door, dat we onszelf al moeilijk te volgen vonden!

Les 5: Een duurzame samenwerking opbouwen kost tijd

Vanuit onze jonge honden drive wilden we hard doorontwikkelen. De meeste collega’s zijn ervaren op het gebied van zelf-organisatie, in de marketing/sales of in de IT. Maar samen moesten we aan elkaar en onze eigen nieuwe werkwijze wennen. Onze eigen kwaliteitsmaatstaven haalden we soms niet. Onze missie (we bieden mensen maximale vrijheid om zelf te kiezen waaraan ze werken en met wie) leidde tot een aantal principes. Onder andere dat we alleen met zelfstandige ondernemers werken en een lerende netwerkorganisatie willen vormen. Hartstikke dynamisch al die freelancers, maar hoe maak je dat duurzaam?

Sinds het voorjaar zijn we daarom flink in onze eigen organisatie gaan investeren. Dit leidde tot een manifest, de oprichting van de coöperatie en duidelijke cirkels van betrokkenheid. Part-up is open voor iedereen, maar onderling vertrouwen blijft essentieel. Wanneer mag je collega worden? En wanneer mag je op gelijke voet met de founders mee-ondernemen in het kernteam? We keken naar internationale succesvolle voorbeelden op het gebied van zelforganisatie en zagen dat die allemaal één ding gemeen hebben: ze bestaan uit een groep collega’s die zichzelf kunnen zijn en aan een gezamenlijk doel werken. Dit vergt naast flexibiliteit, ook een duurzame sociale basis. Die basis bestaat uit een kantoorplek waar iedereen welkom is, tribe meetings, borrels en ten minste elk half jaar een team dag voor reflectie en persoonlijke ontwikkeling. Die fundering hebben we de afgelopen maanden gelegd. Nu kan de community vanuit de kern ook weer gaan groeien.

Les 6: Fouten maken is leerzaam

We gaan gelukkig nog regelmatig de mist in. En daar zijn we trots op. Bij pionieren hoort af en toe je hoofd stoten. Zolang je er maar van leert. Belangrijkste voorwaarde; durven toegeven. Ja, door het eerste design van Part-up raakten de users de weg kwijt. Ja, we hadden nog geen privacy-beleid. En niet elke collega past in het team. Door dit in te zien en aan elkaar toe te geven, kunnen we doorontwikkelen. We hebben daarom een taartcultuur. Heb je een fout gemaakt, dan trakteer je op taart voor je collega’s. Hoera! We hebben weer iets geleerd.

Les 7: Het talent bevrijdingsleger is hard nodig

We hebben dus veel geleerd en verbeteren dagelijks. Maar bovenal zijn we trots waar we nu staan. Waar we ook komen; we horen mensen zuchten: “Was mijn organisatie maar zo ver. En had ik ook maar een vrije keuze over hoe ik mijn talent wil inzetten ontwikkelen.” Ons verhaal staat als een huis. Met social organizing worden organisaties slagvaardiger, wendbaarder en weten zij talenten aan zich te binden. Maar dit verhaal realiseren is niet makkelijk. Het vergt investeren in tijd en geld, terwijl de urgentie vaak is om te besparen. Gedurende dit traject ontstaat altijd wrijving tussen de oude en de nieuwe wereld. Zeker wanneer je consequent werkt vanuit het principe ‘practice what you preach’. Wij weten inmiddels ook dat wrijving leidt tot glans, en dat maakt dat wij elke dag weer met plezier aan de slag gaan om samen met onze klanten te leren hoe we door het bevrijden van talent de wereld verbeteren!

Ook succesvol leren samenwerken? Meld je dan aan voor de WIN Tribe op Part-up!

Dit verhaal mét leuke foto’s vind je ook op de blogpost van Part-up.